1. Hvem er foreningens dataansvarlige?

Alle foreninger, der håndterer persondata, skal have en person, der er udpeget til dataansvarlig. Typisk vil det være formand eller kasserer.

Foreningens formand er den dataansvarlige.

1. Med hvilket formål behandles persondata i foreningen?

Grundlæggende skal man have et sagligt formål, for at registrere personer i et register.

-      Varetagelse af medlemsforhold, udsendelse af information og deltagelse i foreningens aktiviteter.

-      Kontakt i tilfælde af sygdomsudbrud i biavlen.

-      Udbetaling af godtgørelser.

-       

1. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Her bør oplistes de i foreningen behandlede personoplysninger.

Almindelige personoplysninger:

-      Navn

-      Adresse

-      Telefonnumre

-      E-mail

Og i relation til medlemskabet  af DBF. registreres:

-      Indmeldelsesår

-     Funktioner i foreningen.

1. Videregivelse af oplysninger.

Anfør hvem oplysninger videregives til.

-      Personoplysninger, for så vidt angår medlemmer af DBF, udveksles med Danmarks Biavlerforening gennem foreningens medlemssystem.

-      Alle medlemmer af Norddjurs Biavlerforening modtager en medlemsliste en gang om året.

1. Sletning af personoplysninger.

Lokalforeningernes formand og kasserer kan logge ind i systemet og kan kun se en oversigt over indeværende års medlemmer og det foregående års medlemmer.

a)      Alle personoplysninger i DBF´S medlemsregister slettes fra lokalforeningen et år efter udmeldelse.

b)      Lokalforeningens komplette medlemsliste rettes løbende. Medlemsoplysninger gemmes i 5 år.

1. Opbevaring af personoplysninger.

Persondata i Danmarks Biavlerforening håndteres primært i medlemssystemet Winkas.

Lokalforeningens medlemsregister håndteres i et excel regneark på den dataansvarliges computer.

-      Persondata i foreningen forefindes i Danmarks Biavlerforenings medlemssystem, som kun kan tilgås af foreningens formand og kasserer.

-      Øvrige medlemmers persondata forefindes på den dataansvarliges computer.

1. Funktioner i medlemssystemet.

Man skal kunne dokumentere, hvem der har registreret hvad.

-      Når lokalforeningens formand eller kasserer foretager en ændring i medlemssystemet, så husker medlemssystemet dette. På den måde kan Danmarks Biavlerforening når som helst gå tilbage og se, hvem der foretog ændringer.

-      Lokalforeningens medlemsregister opdateres udelukkende af foreningens dataansvarlige.

1. I tilfælde af brud på sikkerheden

Brud på datasikkerheden skal indberettes.

-      Hvis der i lokalforeningen opstår en situation, hvor persondata er blevet tilgængelige for andre end de personer, der har lov til at arbejde med dem, skal dette oplyses til Danmarks Biavlerforening. Anmeldelse skal som udgangspunkt ske senest 72 timer efter bruddet er konstateret til dansk@biavl.dk, sammen med en telefonisk henvendelse.